PUESTO DE TRABAJO: CONCEPTO Y COMPONENTES

EXPLORACION 

1. Ventajas de tener un puesto de trabajo organizado.

R//. Unas de las ventajas que tiene al tener el puesto de trabajo organizado es que impulsa el rendimiento ya que un puesto de trabajo limpio promueve la productividad y la eficacia y permite encontrar todo lo que necesites en cuestión de segundos. 
Otra ventaja que obtenemos es que elimina las distraciones ya que al tener una  montaña de documentos y tazas de café por limpiar puede distraerte de tus objetivos. Benefíciate del poder del orden en el trabajo para priorizar tus tareas diarias.

2. Desventajas de un puesto de trabajo desorganizado.

R//.una de las desventajas es que si el escritorio esta desorganizado puede afectar tu productividad y concentración de forma negativa.

Una de las otras desventajas al tener el puesto de trabajo desorganizado es que en el espacio de trabajo es el lugar perfecto para gérmenes y virus. Desde el ordenador, el teclado, el baño, los espacios compartidos en la oficina por eso es importante mantener una buena higine y asi proteger la salud de los empleados.

ESTRUCTUACIÓN Y PRÁCTICA:

ESTRUCTUACIÓN

1. ¿Qué es puesto de trabajo y cuáles son sus componentes?

R//. Puesto de trabajo es el lugar que ocupa determinada persona para poder cumplir determinada tarea u oficio, sus componentes son los materiales que esa persona debe utilizar para llevar a feliz término la labor   que se le encomendó.

2. Elabore un listado completo, de los útiles, elementos y mobiliario de su puesto de trabajo.
(Tenga en cuenta recursos informáticos, computadores, aplicativos-software, impresora,
escáner, telefax, correo electrónico, Internet, intranet)

R//.- Escritorio

    - Silla

    - Estabilizador

    - Ups

    - Computador

    - Impresora

    - Papel

    - Cinta

    - Tinta

    - Ganchos cosedora

    - Ganchos clips

    - Programa epi info

    - Programa office

    - Programa windows

3. Que es un sistema de gestión documental?

R//. Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos .

4. ¿Cuáles son las ventajas de los sistemas de gestión documental?

R//.

Para los empleados

1. Facilidad en la búsqueda de documentos.
2. Rápida respuesta a los usuarios.
3. Menor manipulación de documentos.
4. Menor riesgo de documentos mal archivados.
5. Reducción y simplificación de trabajo para el personal de archivo.

Para las dependencias

1. Información ágil y actualizada.
2. Simplificación de procesos.
3. Centralización del archivo.
4. Más tiempo para atención y asesoría al cliente interno y externo.
5. Liberación de espacio físico del archivo.

Para la empresa:

1. Mejor imagen ante el usuario, las auditorías, la competencia y empresas del medio.
2. Plan de contingencia del archivo físico.
3. Incremento de los estándares de seguridad en el manejo de documentos.
4. Reducción de costos asociados a mala toma de decisiones por falta de información pertinente.
5. Optimización de recursos usados en temas de gestión documental y por ende, menor impacto sobre el medio ambiente.

MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

                                                                          

Existe un amplio marco legal y jurídico sobre el que se desarrollan la gestión documental y el archivo, de todas estas normas es fundamental destacar: la Ley 80 de 1989, que contempla la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardando el patrimonio documental del País para ponerlo al servicio de la comunidad; la ley 594 de 2000 que estableció las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, y determinó como obligación para las Entidades Públicas, el elaborar programas de gestión documental, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos Archivísticos. Adicionalmente, es importante destacar el alcance del Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, dispone en su artículo 3º que “la gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación.

Objetivo general

 Desarrollar un programa de gestión documental en el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones que permita estandarizar la información que se genera en la entidad, con base en las directrices del Archivo General de la Nación. 

Objetivos específicos

•  Diagnosticar el estado de la Gestión Documental del Min TIC 
• Crear, normalizar y controlar los procesos que se desarrollan en la Gestión Documental al interior del MinTIC, a través de lineamientos claros y precisos, que integrados a los procesos del MIG, garanticen la eficiencia de la Gestión y la conservación del patrimonio documental. 
• Definir los lineamientos, instructivos y formatos necesarios para desarrollar el proceso de Gestión documental 
•  Fortalecer la seguridad en los sistemas de información del MinTIC para garantizar la obtención de unos mejores resultados en el almacenamiento y manejo confidencial de la información.

ALCANCE

La gestión eficiente de la información en las entidades resulta imprescindible para la toma de decisiones, es por esto que los archivos se han convertido en un apoyo fundamental y estratégico; por lo que se ha hecho necesario implementar un Programa de Gestión Documental, que permitan disponer de manera ordenada de toda la Gestión Documental del Ministerio considerándola como un recurso o activo institucional decisivo en el desempeño de la entidad. 

POLÍTICA DE OPERACIÓN:

La documentación presentada en los archivos del sistema de gestión tendrá que tener en cuenta todos los formatos generales que ejercen ayudas para la elaboración de los documentos en la presentación formal.

NORMATIVIDAD: 

En esta empresa para la parte de organización, radicación y foliación se basan en la norma 594 del 2000 del archivo general de la Nación.

 DESARROLLO DE LOS PROCESOS:

 CAD: centro de administración documental: En la pyme diagnosticada manejan la ordenación documental atreves de departamentos, ejemplo: todos los documentos llegan y de ahí se reparten a las diferentes secciones, si llega un producto de agricultura al área de producción, primero tiene que firmar el recepcionista de ahí firma el gerente de producción para que el documento tenga validez tiene que tener estas dos firmas y verificar si el producto está en buen estado. 

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:

 los documentos son guardados en periodo de uso por 5 años, cuando se termina este ciclo, llamado archivo central, procede al archivo muerto o archivo histórico que son encarpetados y argollados estos tienen un periodo de 20 años. 

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:

 los documentos son clasificados de acuerdo a las dependencias, ejemplo: cuando los documentos llegan a la recepción se observa el tema principal y se clasifica, y estos son mandados a las dependencias correspondientes. CUADRO DE CLASIFICACIÓN: los documentos se ordenan en una tabla de retención documental, ya que es una técnica más fácil de encontrar un documento a la hora que este sea necesario.

INGRESOS DE LOS DOCUMENTOS:

 en esta pyme los documentos ingresan de dos formas: de forma física y sistemática.

 FÍSICOS:

son los que se entregan de forma física:

- Facturas

-Recibos

-Normas de procedimientos

-Datos

-Registro

SISTEMATIZADOS

:

 son los que ingresan por medio del Internet

-Hojas de vidas

- Cartas

-Memorandos

-Actas

 CONSIGNACIONES  RADICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS:

 a la hora de recibir el documento se le pone la firma de la persona que recibe el documento, la hora y la fecha.

CLICK AQUI PARA TRABAJO ESCRITO DE PUESTO DE TRABAJO

CLICK AQUI PARA EL TRABAJO DE ORDEN Y LIMPIEZA EN EL TRABAJO

CLICK AQUI PARA TRABAJO ESCRITO DE MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL

CLICK AQUI PRESENTACION DE PREZI